«Эффективный секретарь»

 

Курс повышения квалификации

Данный курс можно пройти в формате курсов повышения квалификации (18 час, 3 раза в нед по 3 ак.часа, 2 нед) или в формате 16 часового практического семинара ( 2 дня).
Если у вас нет опыта работы секретарем, Вы можете пройти обучение с "нуля" по лицензированному курсу с выдачей документа о дополнительном образовании «Секретарское дело и менеджмент офиса с изучением программы управления электронным документооборотом  DocsVision  и   изучения пакета программ Microsoft Office (Power Point, Углубленый Word и Углубленный Excel с макросами) (72 ак. час)

ЦЕЛЬ ОБУЧЕНИЯ

Познакомить слушателей со сложными вопросами   современного делопроизводства и документооборота в компании, навыками эффективного общения с   коллегами и руководством компании, мастерством телефонного общения;    основами бизнес-этикета.

      В результате каждый участник будет знать как:

  • Эффективно взаимодействовать с клиентами и сотрудниками по телефону
  • Сохранять доброжелательный стиль общения с клиентами
  • Вовремя и точно передавать информацию, фиксировать все контакты
  • Управлять своим имиджем
  • Использовать личное обаяние и личные качества как инструмент эффективной коммуникации
  • Правильно вести делопроизводство

 

ЦЕЛЕВАЯ АУДИТОРИЯ

Секретари, офис-менеджеры, помощники руководителей

ПРОГРАММА

 

       1. Обязанности и функции, деловые и личные качества секретаря. Организация рабочего места и рабочего времени. Роль секретаря в создании благоприятной атмосферы в приемной руководителя. Организация приема посетителей в офисе. Представление посетителей руководителю. Визитные карточки: их виды и использование. Особенности приема особо важных посетителей,  делегаций. "Проблемные посетители и их прием.    Подача чая, кофе, прохладительных напитков.

Оформление стола для переговоров. Встреча партнеров. Организация предварительной беседы в кабинете руководителя. Участие секретаря в проведении переговоров: работа в приемной, ведение записи во время переговоров. Организация деловых приемов и культурной программы. Правила поведения во время приемов, презентаций. Выбор подарков деловым партнерам по поручению руководителя.

  • Выстраивание взаимоотношений с руководителем/лями.

Лояльность, умение защищать интересы фирмы и руководителя в сложных ситуациях. Понимание задач, стоящих перед руководителем. Организация рабочего времени руководителя. Защита от нежелательных посетителей и телефонных разговоров. Приоритетность выполнения поручений. Строгое соблюдение конфиденциальности.  .

Особенности должностной позиции секретаря (передача поручений руководителя, информированность и т.п.) Строгое соблюдение субординации, умение держать необходимую дистанцию. 

      3.  Служба документационного обеспечения управления (ДОУ). Нормативная база.  Роль и место службы ДОУ в деятельности организации. Структура службы ДОУ, нормирование труда, расчет численности делопроизводственного персонала. Положение о службе ДОУ. Должностные инструкции работников. Служебные обязанности документоведа (менеджера по документам). Законодательство в сфере информации и документации. Нормативные документы организации (учреждения, предприятия, фирмы), регламентирующие работу с документами: Инструкция по делопроизводству, Табель форм документов, Альбом форм документов и др. Содержание и назначение Инструкции по делопроизводству, порядок ее разработки.Новое в нормативной базе документационного обеспечения: ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 "Управление документами. Общие требования". Методика его внедрения в организациях.

             4. Основные требования к составлению и оформлению  бумажных и электронных документов . ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». Реквизиты документов и требования к их оформлению. Видовой состав управленческой документации. Составление и оформление организационно-правовых документов (положение, правила, инструкция и др.). Подготовка распорядительных документов (приказ, распоряжение, постановление, указание). Составление и оформление информационно-справочных документов (докладные, служебные, объяснительные записки, акты, протоколы и др.), ведение деловой переписки. Особенности работы с договорной документацией. 

           5. Организации документооборота. Централизованная, децентрализованная, смешанная формы организации делопроизводства.  Принципы организации документооборота. Организация движения входящих, исходящих и внутренних документов. Оптимизация документооборота.   Регистрация и учет документов. Контроль исполнения документов. Систематизация документов и организация их хранения. Особенности работы с конфиденциальными документами

            6. Эффективная работа по телефону

Корпоративные стандарты телефонного общения. Формы приветствий и представлений. Звонки входящие и исходящие.Схема ответа на звонки. Регистрация звонков. Фильтрация звонков . Звонки руководителю. Деловой тон. Выбор индивидуального стиля общения, соответствующего имиджу компании.  Недочеты в телефонном общении, которые отрицательно влияют на имидж компании. Личные звонки. Особенности разговора с контролирующими организациями. Особенности разговоров с зарубежными партнерами.

            7. Проблемные разговоры по телефону.

Анализ проблемной ситуации. Основные типы собеседников, особенности общения.Работа с навязчивостью, недоверчивостью, наглостью, занудством, раздражением. Работа с претензиями абонента. Профилактика бесконфликтного общения. Сдержанность и эмоциональная дисциплина.

           8. Ответы на вопросы слушателей.

 

Каждый слушатель получает раздаточные материалы по каждому  вопросу программы. Семинар проводят 2 специалиста: по делопроизводству и по телефонным тренингам и деловому этикету.

 

Стоимость  участия в семинаре:  6000 руб/чел

Стоимость обучения в формате 2-х недельного курса 6500 руб/чел


Запись на обучение в формате курсов 

Запись на семинар 

Запрос на проведение корпоративного семинара  

Все курсы и семинары для секретарей, офис-менеджеров и помощников руководителя.

 


 
Лучшая Школа риторики Краснодара
Огромный выбор тем и форматов: базовый курс, тренинги , обучение руководителей, индивидуальное консультирование

Календари курсов общей, деловой и профессиональной риторики.Телефонные тренинги. Светлана info@pleade.ru тел. (861) 274-77-36