Главная Kонтакты

Пройди тест Подарочные сертификаты

4 уровня компетенции административно-офисного персонала

 

1. Секретарь-делопроизводитель

2. Cекретарь офиса

3. Офис-менеджер

4. Помощник (референт) руководителя 

Секретарь – очень емкое слово. Его наполнение зависит от уровня развития организации и места, которое секретарь занимает в иерархии организационных связей.

1 уровень. Для маленькой фирмы или для работы в специализированных отделах крупных организациях, где хранится или обрабатывается информация на различных носителях, достаточно досконального знания делопроизводства: всех типов документов, циркулирующих на предприятии, правил их приема, регистрации, работы с ними и хранения. Профессия секретаря-делопроизводителя не требует высшего образования, а только большой ответственности. Это лицензированный курс дополнительного образования, продолжительностью 24 учебных ак.час, 2 нед.

2 уровень. Для малого и среднего  бизнеса на первый план выходит позиция – секретарь офиса . (Продолжительность курса 220ак.час. 116 учебных ак.час.).  Первый, кого видит или слышит человек, приходящий или звонящий в компанию, - это секретарь офиса (администратор), лицо любой компании. Он должен хорошо понимать специфику деятельности своей фирмы для того, чтобы координировать деятельность всех потоков, проходящих через офис: информационных, материальных, человеческих. Именно секретарь офиса отвечает на звонки, встречает посетителей, набирает на компьютере и печатает письма, копирует и сканирует материалы, доводит распоряжения руководителя до всего коллектива. Он должен уметь выставить счет, и знать основы бухгалтерского учета. Навык номер один для секретаря офиса - это умение работать в основных компьютерных программах: Word, Excel, Power Point – чтобы работать с текстами, таблицами и уметь делать презентации. Не менее важное умение – это прием телефонных звонков и встреча посетителей. И от того, как он справится со своими задачами, зависит впечатление клиента о профессионализме всей компании в целом. Поэтому курс «Секретарь офиса» – главный, самый продолжительный курс обучения секретарскому делу, в который входит  и обучение компьютерным программам. (40 час). Он включает в себя и первый уровень обучения.  Это курс профессиональной подготовки с присвоением специальности и выдачей свидетельства по окончанию обучения.. Код специальности по Общероссийскому классификатору профессий 26353.

3 уровень. В более крупных компаниях кроме секретарей работает офис-менеджер, который обеспечивает нормальную жизнедеятельность офиса. Главное для Офис-менеджера – хорошая самоорганизация, ведь именно он отвечает за порядок и бесперебойное функционирование офиса: закупает оргтехнику, канцтовары и расходные материалы, а иногда и более сложную технику, обеспечивает питание сотрудников, покупает билеты, организовывает корпоративные праздники, встречает командированных и организовывает им культурную программу и размещение., руководит водителями, курьерами, обслуживающим персоналом, а иногда и всем секретариатом. (Продолжительность курса 52 учебных часа)

4 уровень. На вершине секретарской лестницы находится помощник руководителя (  референт), главная задача которого – решение проблем руководителя. Это и рисепшн на передовой линии перед кабинетом руководителя и организатор-фасилитатор на совещаниях, координатор и планировщик времени и встреч руководителя, референт материалов прессы, почты, журнальной технической периодики, доверенное лицо, финансовый менеджер, технический эксперт в области компьютерных навыков, который, конечно же, и копирует материалы, и встречает посетителей, и подает кофе, и выполняет неформальные поручения своего руководителя, и вместе с тем, является профессиональным помощником, бизнес-партнером своего руководителя. Он должен уметь архивировать документы, готовить контракты, пресс-релизы и другие материалы по имиджевой рекламе. В обязанности помощника руководителя может входить организация виртуальных конференций, теле- и видеоконференций. Таким образом, для помощника руководителя важна многофункциональность, умение планировать, анализировать, предлагать, координировать и принимать решения, а не просто выполнять указания. Как правило, учиться на этом уровне приходят уже опытные секретари или офис-менеджеры, которые стремятся к развитию карьеры в своей фирме или хотят сменить место работы, перейдя в более крупную компанию. Для работы по этой специальности требуется высшее образование. Это курс дополнительного образования, продолжительностью  42 учебных часа.

В ОЦ «Плеяды» проводятся семинары и тренинги для работающих секретарей  (Выпускники курсов смогут посещать любые семинары  и тренинги со скидкой 20%) .  

  Стоимость

 Запись на курсы