«Эффективный секретарь»Курс повышения квалификации |
Данный курс можно пройти в формате курсов повышения квалификации (18 час, 3 раза в нед по 3 ак.часа, 2 нед) или в формате 16 часового практического семинара ( 2 дня).
Если у вас нет опыта работы секретарем, Вы можете пройти обучение с "нуля" по лицензированному курсу с выдачей документа о дополнительном образовании «Секретарское дело и менеджмент офиса с изучением программы управления электронным документооборотом DocsVision и изучения пакета программ Microsoft Office (Power Point, Углубленый Word и Углубленный Excel с макросами) (72 ак. час)
ЦЕЛЬ ОБУЧЕНИЯ
Познакомить слушателей со сложными вопросами современного делопроизводства и документооборота в компании, навыками эффективного общения с коллегами и руководством компании, мастерством телефонного общения; основами бизнес-этикета. В результате каждый участник будет знать как:
|
ЦЕЛЕВАЯ АУДИТОРИЯ
Секретари, офис-менеджеры, помощники руководителей |
ПРОГРАММА
1. Обязанности и функции, деловые и личные качества секретаря. Организация рабочего места и рабочего времени. Роль секретаря в создании благоприятной атмосферы в приемной руководителя. Организация приема посетителей в офисе. Представление посетителей руководителю. Визитные карточки: их виды и использование. Особенности приема особо важных посетителей, делегаций. "Проблемные посетители и их прием. Подача чая, кофе, прохладительных напитков.
Оформление стола для переговоров. Встреча партнеров. Организация предварительной беседы в кабинете руководителя. Участие секретаря в проведении переговоров: работа в приемной, ведение записи во время переговоров. Организация деловых приемов и культурной программы. Правила поведения во время приемов, презентаций. Выбор подарков деловым партнерам по поручению руководителя.
- Выстраивание взаимоотношений с руководителем/лями.
Лояльность, умение защищать интересы фирмы и руководителя в сложных ситуациях. Понимание задач, стоящих перед руководителем. Организация рабочего времени руководителя. Защита от нежелательных посетителей и телефонных разговоров. Приоритетность выполнения поручений. Строгое соблюдение конфиденциальности. .
Особенности должностной позиции секретаря (передача поручений руководителя, информированность и т.п.) Строгое соблюдение субординации, умение держать необходимую дистанцию.
3. Служба документационного обеспечения управления (ДОУ). Нормативная база. Роль и место службы ДОУ в деятельности организации. Структура службы ДОУ, нормирование труда, расчет численности делопроизводственного персонала. Положение о службе ДОУ. Должностные инструкции работников. Служебные обязанности документоведа (менеджера по документам). Законодательство в сфере информации и документации. Нормативные документы организации (учреждения, предприятия, фирмы), регламентирующие работу с документами: Инструкция по делопроизводству, Табель форм документов, Альбом форм документов и др. Содержание и назначение Инструкции по делопроизводству, порядок ее разработки.Новое в нормативной базе документационного обеспечения: ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 "Управление документами. Общие требования". Методика его внедрения в организациях.
4. Основные требования к составлению и оформлению бумажных и электронных документов . ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». Реквизиты документов и требования к их оформлению. Видовой состав управленческой документации. Составление и оформление организационно-правовых документов (положение, правила, инструкция и др.). Подготовка распорядительных документов (приказ, распоряжение, постановление, указание). Составление и оформление информационно-справочных документов (докладные, служебные, объяснительные записки, акты, протоколы и др.), ведение деловой переписки. Особенности работы с договорной документацией.
5. Организации документооборота. Централизованная, децентрализованная, смешанная формы организации делопроизводства. Принципы организации документооборота. Организация движения входящих, исходящих и внутренних документов. Оптимизация документооборота. Регистрация и учет документов. Контроль исполнения документов. Систематизация документов и организация их хранения. Особенности работы с конфиденциальными документами
6. Эффективная работа по телефону
Корпоративные стандарты телефонного общения. Формы приветствий и представлений. Звонки входящие и исходящие.Схема ответа на звонки. Регистрация звонков. Фильтрация звонков . Звонки руководителю. Деловой тон. Выбор индивидуального стиля общения, соответствующего имиджу компании. Недочеты в телефонном общении, которые отрицательно влияют на имидж компании. Личные звонки. Особенности разговора с контролирующими организациями. Особенности разговоров с зарубежными партнерами.
7. Проблемные разговоры по телефону.
Анализ проблемной ситуации. Основные типы собеседников, особенности общения.Работа с навязчивостью, недоверчивостью, наглостью, занудством, раздражением. Работа с претензиями абонента. Профилактика бесконфликтного общения. Сдержанность и эмоциональная дисциплина.
8. Ответы на вопросы слушателей.
Каждый слушатель получает раздаточные материалы по каждому вопросу программы. Семинар проводят 2 специалиста: по делопроизводству и по телефонным тренингам и деловому этикету.
Стоимость участия в семинаре: 6000 руб/чел
Стоимость обучения в формате 2-х недельного курса 6500 руб/чел
Запись на обучение в формате курсов
Запись на семинар
Запрос на проведение корпоративного семинара
Все курсы и семинары для секретарей, офис-менеджеров и помощников руководителя.