«Стилистика документов в деловой переписке»
|
Культура деловой письменной коммуникации
• бумага для делового письма должна быть хорошего качества, абсолютно чистой, аккуратно обрезанной;
• желательно, чтобы бланк письма был с эмблемой организации, ее полным названием, почтовым и телеграфным адресом, телефоном, факсом, электронным адресом и банковскими реквизитами;
• служебные письма печатаются на лицевой стороне листа, без помарок; все страницы, кроме первой, нумеруются арабскими цифрами;
• ширина поля с левой стороны листа должны быть не менее 2-х см, абзац начинается с красной строки с отступлением в пять интервалов от левого края строки;
• текст печатается через полтора — два интервала;
• желательно избегать переноса слов;
• в правом верхнем углу под адресом организации-отправителя ставится дата, желательно полностью (например, 2 января 2002 года);
• наименование организации или фамилия и адрес человека, куда отправляется письмо, проставляется на левой стороне листа;
• ниже, с края строки или в центре листа пишется вежливое обращение; например « Уважаемый Иван Иванович»;
• после обращения требуется запятая, но часто ставят восклицательный знак, чтобы следующую фразу начать с красной строки и с заглавной буквы;
• заканчивается письмо словами благодарности за сотрудничество и выражением надежд на его продолжение;
Основные требования, предъявляемые к официально-деловому стилю
1. Стандартизация изложения, основанная на использовании большого количества терминов, оборотов, языковых формул, которая охватывает все уровни языка – лексику, морфологию, синтаксис. Стандартизация деловой речи значительно повышает информативность документов, способствует их пониманию и оптимизации документооборота в целом.
2. Нейтральный тон изложения - норма официального делового общения, которая проявляется в максимально строгом и сдержанном характере изложения. Нейтральный тон исключает возможность употребления эмоционально окрашенных языковых средств, личностных и субъективных суждений и оценок.
Эмоции в деловых документах допускаются ограниченно (приглашения, корпоративные поздравления и др.). Цель большинства документов – убедить адресата, заинтересовать его действовать в нужном направлении, достигаемая не языковыми формами, а содержанием.
3. Ясность, точность, определенность, однозначность и единообразие формулировок. Достигаются, в основном, за счет правильности композиционной структуры текста, логичности, продуманности и четкости формулировок, отсутствия образных выражений.
4. Лаконичность и разумная краткость в изложении текста, связанная с требованием уменьшением объема текста. Исключает речевую избыточность, неоправданные повторы, излишние подробности. При этом, содержание должно быть убедительным и аргументированным. Точные даты, бесспорные факты и выводы – обязательное условие официально-делового стиля.
5. Использование языковых формул - устойчивых (шаблонных) оборотов, применяемых в неизменном виде. Кроме выражения типового содержания они нередко выступают как юридически значимые компоненты текста, без которых документ не может обладать достаточной юридической силой.
(Программа тренинга эффективной письменной коммуникации)«Стилистика документов в деловой переписке» ( 8 час)
Семинары близкой тематики:
Практический семинар «Делопроизводство и архив кадровой службы. Современные требования»
Практический семинар «Тонкости делопроизводства и деловое письмо»
Тренинговый курс повышения квалификации для людей публичных профессий и их помощников "Спичрайтинг. Написание речей, выступлений, докладов".